Manual: Como enviar e-mails em lote para alunos utilizando o sistema SIGA

O sistema SIGA possui uma interface para facilitar o envio de mensagens para mais de um usuário. Esta interface tem por finalidade enviar um único e-mail a vários alunos de uma unidade, podendo-se estabelecer filtros para agrupá-los em grupos (por isso o uso da palavra “lote”). 

Para utilizá-lo, siga as instruções a seguir.

Inicie ingressando no SIGA: https://siga.cps.sp.gov.br/fatec/login.aspx com seu login e senha.

Para acessar a interface de envio de e-mail a aluno (lote) você deverá navegar até o menu “FERRAMENTAS”, “Comunicação” e clicar na opção “Envio de e-mail a Alunos (lote)”. 

Veja a figura abaixo:

Tela de computador com texto preto sobre fundo branco

Descrição gerada automaticamente

As opções apresentadas na interface são as seguintes. Acompanhe a numeração na figura:

  1. Unidade: Nesta opção, os usuários de perfil com permissões maiores no sistema, poderão escolher a unidade desejada. 
  2. Filtro: Após ter escolhido ao menos uma das opções do filtro (há a possibilidade de escolher mais do que uma), você poderá pressionar esse botão para executar o filtro, sendo que à medida que alterar suas opções no filtro, será necessário pressioná-lo novamente. 
  3. Limpar: Se você quiser refazer todas as opções de filtro do “zero”, pressione esse botão para limpar todas as opções de filtro que escolheu até o momento e inicie novamente a escolha dos filtros desejados. 
  4. Programar: Pressione esse botão para criar um registro de envio de e-mail pré-programado, após a escolha dos filtros. Caso não haja filtro, ao clicar irá abrir a janela do comunicador, para que possam ser visualizados os agendamentos realizados em outra ocasião. 
  5. Curso: Nesta opção você poderá visualizar todos os cursos da unidade se possuir perfil Diretor ou DSA. Para o perfil de coordenador será(ão) exibido(s) apenas o(s) curso(s) sob sua coordenação. 
  6. Período: Neste item você encontrará as opções de período (turno) do curso escolhido, que podem ser, manhã, tarde ou noite e, em alguns casos, o período (turno) EAD. 
  7. Matriz: Neste item você poderá realizar o filtro de matriz(es) curricular(es) do curso selecionado. 
  8. Disciplina: Neste item você poderá realizar o filtro de disciplina(s) do curso selecionado. 
  9. Situação: Aqui você poderá escolher o status do aluno (em curso, cancelado, trancado, etc), para agrupá-los de forma específica. Por exemplo, caso tenha a necessidade de enviar e-mail para alunos ativos, basta escolher a opção “Em Curso”. 
  10. Sexo: Neste item você poderá escolher a opção de gênero masculino ou feminino para o conjunto de pessoas que pretende enviar e-mail. 
  11. Mostrar alunos: Ao clicar no “checkbox” (caixa/quadrado vazio do lado esquerdo) desta opção, será possível visualizar, em forma de tabela, os nomes dos alunos, conforme o filtro realizado. É necessário clicar em “Filtrar” (item 2 dessa sequência) para visualizar a lista. Vale destacar que essa visualização é opcional, pois não afetará na criação do registro de envio de e-mail. 
  12. Incluir apenas ingressantes: Ao clicar no “checkbox” (caixa/quadrado vazio ao lado esquerdo) desta opção, serão incluídos apenas os alunos ingressantes do curso escolhido. 
  13. Incluir e-mail pessoal: IMPORTANTE – Você deverá clicar no “checkbox” (caixa/quadrado vazio ao lado esquerdo) desta opção, para incluir o e-mail pessoal do grupo de alunos, conforme filtro escolhido. 
  14. Incluir e-mail institucional: IMPORTANTE: Você deverá clicar no “checkbox” (caixa/quadrado vazio ao lado esquerdo) desta opção, para incluir o e-mail institucional dos alunos, conforme filtro escolhido. 
  15. Total Alunos: Conforme o filtro selecionado, será apresentado o total de alunos que receberão o e-mail. 
  16. Total Cursos: Conforme o filtro selecionado, será apresentado o total de cursos cujos alunos receberão o e-mail.

Comunicador 

Comunicador é o nome utilizado para designarmos a área do sistema utilizada para enviar e-mails no SIGA. Ao clicar no botão  será exibida a janela onde o usuário poderá manipular os registros de envio de e-mail pré-programado, criado conforme o conjunto de alunos pré-selecionados. 

Conforme a figura, temos a “janela padrão” do Comunicador, onde podemos destacar, da esquerda para direita: 

Interface
  • Ao marcar o “checkbox” (caixa/quadrado vazio) ao lado da opção “Visualizar envios finalizados”, você poderá verificar quais registros de envio de e-mail criados com seu usuário já foram enviados ao conjunto de pessoas previamente selecionadas. Quando essa opção estiver desmarcada, verá os registros (agendamentos) que ainda serão processados (os emails que ainda NÃO foram enviados). 
  • As opções com “checkbox” (caixa/quadrado vazio) ao lado das opções “Email pessoal” e “Email institucional” são úteis para que você, caso tenha previamente selecionado ambas as opções para carregar o e-mail pessoal e institucional do aluno, possa optar por uma delas. Ao desmarcar, a opção correspondente ao tipo de e-mail (pessoal ou institucional) será retirada do registro do aluno. Com isso, ao clicar em salvar, a quantidade de endereços de e-mails será reduzida.  

Na figura ao lado, apresentamos exemplos de registros criados no Comunicador. Em seguida iremos ilustrar como manipular a quantidade de e-mails, editar o título e o conteúdo da mensagem, bem como as opções disponíveis que esse registro de envio de e-mail possui. 

Dentro da área demarcada na tela com “Envios Programados”, temos: 

  • Usuário: Trata-se da pessoa que está utilizando o sistema SIGA. 
  • Data/Solicitação: Trata-se da data de solicitação do registro de envio de e-mail programado pelo usuário logado. 
  • Qtd Emails: Trata-se da quantidade de e-mails das pessoas que foram pré-selecionadas no filtro, antes da criação do registro de envio de e-mail programado. 
  • Conteúdo: Informa ao usuário se o conteúdo está apto ou não para o envio dos e-mails, podendo ser: 
    • Rascunho: o conteúdo do título e o texto da mensagem não foram devidamente preenchidos e posteriormente salvos (operação resultante no clique do botão “Salvar”). 
    • Apto: o conteúdo do título e o texto da mensagem já foram editados e devidamente salvos, tornando o registro apto para o envio dos e-mails. 
  • Status: Nessa coluna será informado se o registro está: 
    • Aguardando envio: o registro ainda não foi processado e os e-mails que porventura estão aptos, ainda não foram enviados. 
    • Enviado: registro de envio programado de e-mails, reportando assim que todos os e-mails do conjunto foram devidamente processados e enviados. Aqui vale destacar para visualizar esse status é necessário selecionar a opção “Visualizar envios finalizados”, conforme o item 1 acima. 
  • Data de envio: Nesta coluna será exibida a data e a hora de envio correspondente ao registro, ou seja, momento em que o envio foi processado e os e-mails foram enviados. Neste caso a data e hora de envio poderão ser observados caso a opção de “Visualizar envios finalizados” conforme o item 1 acima estiver marcada. 
    • Data NÃO informada: Significa que o envio NÃO foi processado e os emails ainda NÃO foram enviados. 

Para a edição do registro de envio de e-mail programado, para identificar/marcar/desmarcar endereços de emails dos alunos, bem como editar o título e o conteúdo da mensagem, é necessário clicar no botão correspondente ao registro que deseja editar. 

Uma vez que este botão de edição seja acionado, na janela do comunicador aparecerão o nome das pessoas e endereço de e-mail, que pode ser pessoal e/ou institucional: 

Observação: Entende-se como e-mail institucional os endereços pertencentes ao domínio @fatec e @etec. 

Caso o usuário opte apenas pelo e-mail pessoal do aluno, deverá desmarcar a opção “Email Institucional”, o que acarretará que fique marcado apenas o e-mail pessoal do aluno:

Caso o usuário opte apenas pelo e-mail institucional do aluno, deverá desmarcar a opção “Email pessoal”, o que acarretará que fique marcado apenas o e-mail institucional do aluno. Exemplo: 

Para editar o título do e-mail, preencha o campo “Título da mensagem” com o texto desejado, no lugar de “Escreva um título”. 

Para editar o conteúdo da mensagem do e-mail, preencha o campo “Conteúdo da mensagem” com o texto desejado, no lugar de “Escreva uma mensagem”. 

Ao finalizar a edição do título e do conteúdo da mensagem, bem como escolher para qual(is) endereço(s) de e-mail(s) do(s) aluno(s) (pessoal ou institucional ou ambos), é necessário clicar em “Salvar”. 

Ao realizar o clique no botão “Salvar” será exibida a mensagem de sucesso e o conteúdo se torna “Apto” para o envio.  

Após o procedimento de edição, o usuário poderá realizar o envio do e-mail de duas formas: 

  • Optar por deixar o registro gravado e em condições (Conteúdo Apto) para que, na madrugada do dia agendado, o envio dos e-mails seja processado. Isso é aconselhável para um número muito grande de endereços de e-mails para os quais pretende enviar a mensagem, geralmente acima de 50, ou
  • Poderá realizar o envio imediatamente.
    • Para isso basta clicar no botão  correspondente ao registro. Com isso, será exibida uma mensagem de alerta para confirmar o envio.
    • Ao clicar novamente no botão de envio imediato, uma mensagem de confirmação do envio de e-mail será exibida
    • Com isso, o procedimento de envio de e-mail é concluído. 

Caso o usuário não queira mais o registro de envio de email programado, poderá proceder da seguinte forma: 

  1. Clicar no botão  para realizar a exclusão do registro desejado, caso ainda não tenha sido enviado. 
  2. Será exibida uma mensagem de confirmação
  3. Após efetuar a confirmação, clicando novamente no botão correspondente, será exibida uma mensagem de que o registro foi apagado.
  1. Vale destacar que os registros de agendamento (envio pré-programados) só poderão ser apagados caso NÃO tenham sidos enviados.  

Para ilustrar, segue exemplo de apresentação da visualização do registro de envio de e-mail programado já processado. 

Para eventuais dúvidas sobre os procedimentos listados nesse manual, favor entrar em contato com o SAC do sistema SIGA. 

Veja o passo a passo de como fazer